Das Intranet
Intranet neu denken
In vielen Firmen ist ein Intranet wesentlicher Bestandteil der Firmenstruktur und Arbeit. Insbesondere in Zeiten von Homeoffice rückt das Thema Intranet in den Fokus, weil Firmen einen digitalen Kommunikationsweg benötigen. Auch das digitale Zusammenarbeiten erhält einen größeren Stellenwert, weil es mehr Homeoffice Angebote gibt. Manche Unternehmen haben bereits eine solche Infrastruktur. Andere bauen diese gerade aus. Welche Softwarelösungen gibt es bereits? Worauf ist zu achten bei der Auswahl von Intranet-Tools?
Intranet und Extranet
Das Intranet beschreibt ein privates und abgesichertes Netzwerk. Im Gegensatz zu dem Internet haben nur firmeninterne Personen darauf Zugriff. Außerdem lässt sich der Zugriff auf ein Internet je nach Sicherheitsanforderungen unterschiedlich kontrollieren. Hierfür können Passwörter, Hard- und Softwaretokens zum Einsatz kommen. Außerdem gelten unsichere Verbindungen als Sicherheitsrisiko. Deshalb wird Verbindungsaufbau zum Intranet oft über einen VPN zusätzlich geschützt. Je nach Unternehmensstruktur unterscheidet sich gegebenenfalls die Gestaltung des Intranets. Ferner ist die Erweiterung des Intranets durch ein sogenanntes Extranet ebenfalls möglich. In dem Fall dient das Extranet zur Einbindung von firmenexternen Geschäftspartnern oder Kunden. Auf diesen Bereich können Kunden als auch interne und externe Mitarbeiter zugreifen.
Umfangreiche Einsatzmöglichkeiten
Wichtig ist, dass ein Intranet sich individuell gestaltet lässt. Je nach Unternehmen erweisen sich unterschiedliche Angebote im Intranet als nützlich.
📝 Informationen
Einerseits ist eine firmeninterne Website in der Lage, Informationen über aktuelle Themen liefern. Zum Beispiel ist es möglich, Dokumentenvorlagen zum Download anzubieten. Mithilfe von einem Content Management Systeme (CMS) wie WordPress, Joomla! oder Adobe Dreamweaver ist die Umsetzung eines Downloadcenters einfach.
💬 Kommunikation
Zudem stellen Social Intranets eine Plattform zur Kommunikation der Mitarbeitenden zur Verfügung. So kann die Kommunikation über E-Mail, Chats, Blocks und Videochats erfolgen. Anbieter für Social Intranets sind unter anderem Microsoft Teams, Skype for Business und Slack.
🤝 Teamwork
Durch Cloud-Speicher kann das gemeinsame Arbeiten unterstützen, indem Dateien miteinander geteilt werden. Des Weiteren können Dokumente, Wikis und Blogs gemeinsam mithilfe von Anwendungen bearbeitet werden. Hierfür können Confluence, Google Docs und Microsoft Office genutzt werden.
📦 Komplettpakete
Ferner bestehen auch Angebote, die mehrere Anwendungsbereiche abdecken oder verknüpfen. Beispiele hierfür wären Microsoft Office 365, Slackfield, happeo oder Jive.
Die Auswahl einer geeigneten Plattform
Zusammengefasst ist das Softwareangebot umfangreich und vielseitig, weil es viele Anbieter gibt. Dienstleister bieten Komplettpakete und individuell angepasste Lösungen an. Deshalb liegt das Problem nicht an den Auswahlmöglichkeiten, sondern bei der geschickten Auswahl der Anwendungen.
Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen
Zunächst empfiehl es sich bei der Auswahl von Softwarelösungen auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter ein besonderes Augenmerk zu legen. Ein umfangreiches High-End-Produkt, welches nicht oder teilweise genutzt wird, ist wenig sinnvoll. Deshalb wählen Sie ruhig individuelle Lösungen für die unterschiedlichen Einsatzbereiche aus. Zum Beispiel benötigt die Sparte für Softwareentwicklung vielleicht ein gemeinsames Wiki für Spezifikation und eine Git-Plattform. Stattdessen benötigt das Kundenmanagement die Git-Plattform nicht. Alternativ brauchen Kundenberater gegebenenfalls eine schnelle Übersicht über die Änderung im Unternehmensangebot. Hingegen ist der Support auf eine Schnittstelle zum Extranet angewiesen. Nur so lässt sich eine Verbindung zu den Kunden aufzubauen. Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen fragen Sie gerne Ihr Mitarbeitenden um Rat. Auf diese Weise evaluieren Sie Wünsche an eine interne Plattform. Davon profitieren Ihre Mitarbeitenden, weil sie eine passende Softwareunterstützung erhalten.
Ressourcen effizienter Einsatz von Software
Durch das selektive Einsetzen von Software in den unterschiedlichen Abteilungen ist die Nutzung für die einzelnen Mitarbeitenden übersichtlicher. Es gilt weniger ist mehr. Lieber auf eine Plattform setzen, die effektiv genutzt wird, als zu viel komplexe und ungenutzte Software anbieten. Zudem spart dies Ressourcen, weil keine Kosten durch ungenutzte Softwarelizenzen entstehen.
Nutzerfreundlichkeit ist das A und O
Ferner ist es wichtig zu bedenken, dass die Mitarbeitenden ausgewählte Software einfach bedienen können. Ein kompliziertes User-Interface wirkt abschreckend. Dies könnte zur Folge haben, dass die Mitarbeitenden die Software nicht nutzen. Deshalb zeichnet sich eine gute User-Experience durch eine intuitive Handhabung aus. Im Zweifel setzen Sie eine interne Fortbildung an. Auch das Benennen von Ansprechpartnern hilft Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen. Auf diese Weise stärken Sie die Nutzerkompetenz in Ihrem Unternehmen. Dies ist eine Möglichkeit, mit Softwarelösungen effektiv zu arbeiten.
In puncto Nutzerfreundlichkeit und Nutzerkompetenz ist es wenig ratsam zu sparen. Im Zweifel schränkt und verlangsamt dies die Arbeitsprozesse im Unternehmen.
Lösungen für große und kleine Unternehmen
Grundsätzlich ist eine individuelle Softwarelösung für große Unternehmen eine gute Option. Dabei ist der Vorteil, dass sich die Software an die Unternehmensstruktur anpasst. Zum Beispiel ist es möglich, gesondert auf Sicherheitsanforderungen einzugehen.
Hingegen ist bei kleineren Unternehmen der Kostennutzenfaktor bei individuellen Lösungen nicht unbedingt gegeben. Deshalb ist das Zurückgreifen auf Komplettpakete von Dienstleistern zu empfehlen. Alternativ bietet sich eine Zusammenstellung einzelner Anwendungen an, welche den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.
Fazit
Bei der Auswahl von Anwendungen und Plattformen für das Firmen Intranet empfiehlt es sich, folgende Punkte zu beachten:
- Einfache und nutzerfreundliche Lösungen
- Gezielter Einsatz von Anwendungen und Plattformen
- Beachten der Bedürfnisse der Mitarbeitenden
- Stärken der Nutzerkompetenz
- Plattform passend zur Unternehmensstruktur
Auch nach einer Entscheidung kann die Auswahl im Lauf der Zeit nach den aktuellen Bedürfnissen angepasst werden. Insgesamt soll die ausgewählte Lösung zu jedem Zeitpunkt das Unternehmen bestmöglich unterstützen und sich an die Arbeitsprozesse anpassen.